株式会社ワタナベは、昭和35年に建具店としてスタートし、その後、商業施設や文化施設などの内装工事に関する企画、設計、施行業務を総合的に手がけるようになった。ところが、内装業務だけでは、同業他社との価格競争に巻き込まれてしまうため、同社は新たな付加価値を生み出すサービスを必要とした。そこで、従来の内装業務の経験を生かし、新たに、コンサルティングやメンテナンスといった新たな付加価値を提供することにより、顧客サービスの向上とビジネス領域の拡大を目指したのである。そして、ここ数年は、顧客が新店舗を作る際のコンサルティング業務や、新店舗をオープンした後のメンテナンス業務までトータルに支援している。2004年5月には商業施設の総合マネジメント業務を提供するため、新たにVM(バリューマネジメント)事業部を発足。すでに、全国で約100店舗を有する量販店A社と店舗設備管理契約を締結している。そして、同年6月には、毎月1回のペースでワタナベ側の調査員が各店舗を巡回し、その建築設備を点検して、危険個所や問題個所を量販店の本部に報告するという、新たなビジネスモデルのサービス提供を開始している。

その推進役である、取締役本部長の渋谷好彦氏は、｢当事業部は各店舗の危険個所や問題個所を、点検して報告することが主な仕事です。しかし、当社は製作家具や木工什器の工場を自前で持っていることも大きな強みなので、お客様が内装工事を希望する場合には、当社も見積りを取らせていただき、金額が折り合えば内装工事も請け負わせていただいています。このような形で、保守管理まで含めたトータルな提案型営業を行っています｣と語る。

そして、店舗のコンサルティングやメンテナンス、内装工事を含めた、トータルな提案型営業を実現するにあたり、リコーのカラー複合機『imagio Neo C325』と大塚商会のASP型ドキュメント管理サービス『Web de Document（現：アルファオフィス）』を導入し、有効活用している。ちなみに『Web de Document（現：アルファオフィス）』は、Web上でドキュメントを管理できる便利なサービスで、自社サーバなしで手軽に導入できるのが大きな魅力となっている。これにより、得意先や社内の拠点間でデータ共有がスムーズに行えるようになり、業務効率が向上した。

今回導入したシステムの具体的な活用方法として、契約先である量販店A社とのやりとりを例にあげる。ワタナベ側の担当者が、毎月１回、全国の契約店舗を巡回して、複数のチェック項目と見取り図のついたチェックシートをもとに、建築設備の点検を行う。点検後のチェックシートは『imagio Neo C325』でスキャンしてPDFデータに変換し、パソコンを介して『Web de Document（現：アルファオフィス）』にアップロードする。こうすることで、A社の本部スタッフはいつでも、チェックシートをダウンロードして参照できるようになっている。

また、建築設備の写真をデジタルカメラで撮影し、それをJPEGデータとしてパソコンに取り込み、チェックシートの見取り図にある番号と対応させた形で、『Web de Document（現：アルファオフィス）』にアップロードしている。そのため、A社の本部スタッフは、実際の建築設備の写真とチェックシートの内容を照らし合わせて確認することができる。

｢建築設備を点検するチェックシートの項目のなかには、月ごとに重点的にチェックする項目もあります。そして、危険個所などすぐに直さなければならないものは、建築設備の点検時に、緊急対応のところに丸印をつけます。こうした作業を毎月1回行い、速報という形で点検後2日以内に『Web de Document（現：アルファオフィス）』にアップロードしています。そのチェックシートをもとに、お客様が内装工事を行うかどうかを判断し、必要に応じて工事の見積り依頼などの指示をもらっており、結果として、よりよい売場作りが、実現しました｣と渋谷氏は語る。

A社にも店舗を管理する部門もあるが、人数が限られているので、その人員だけで全国の店舗の設備を点検することはできない。そこで、A社の店舗管理部門に代わって、ワタナベ側でメンテナンス業務を請け負い、地方の店舗のメンテナンス作業については協力業者への業務委託も行いながら、その調査結果をまとめてA社に報告している。チェックシートや店舗の写真以外にも、ワタナベの店舗巡回スケジュール表を『Web de Document（現：アルファオフィス）』上にアップロードし、いつどこの店舗を点検するのか、A社のスタッフが事前に確認できるようになっている。

また、『Web de Document（現：アルファオフィス）』にアップロードしたデータは、月初めに成果物としてCD-Rに保存してA社に手渡している。保存済のデータについては、1ヵ月ごとに全部消去しているため、『Web de Document（現：アルファオフィス）』の容量が足りなくなる心配はない。さらに、元データはすべてワタナベ側で整理し保存しているので、「ある月の、ある店舗のチェックシートと写真を見たい｣とA社のスタッフから言われれば、すぐに提供できる環境を整えている。