これまで現場や協力会社とのドキュメントのやり取りには、Eメールを利用していたが、リアルタイムの情報共有という点では課題もあり、『Web de Document（現：アルファオフィス）』はその解決策となった。 「Eメールの場合は、こちらから情報を送らなければならず、たとえ添付ファイルを送っても、相手がメーラーを起動しないとわからないわけです。ところが、『Web de Document（現：アルファオフィス）』のフォルダにアップしておけば、相手に最新情報をアップしたことさえ伝えれば、そこに情報を取りにきてもらうことができます｣と長井氏は『Web de Document（現：アルファオフィス）』のメリットを語る。 また、東北支店宮城建築部CAD担当の三瓶智之氏は、｢最新情報をアップしたことを使える手段としてメッセンジャーソフトも利用しています。 Eメールと違って、パソコン画面に直 接メッセージが表示されるので、とても便利です。 いわば電話代わりですね｣と語り、メッセンジャーソフトを使った独自の工夫も行っている。

『Web de Document（現：アルファオフィス）』を使えば、メールでは送れないようなファイルサイズが大きい図面情報を、複数の会社で確認するといったことも容易にできる

実際に『Web de Document（現：アルファオフィス）』を運用するにあたっては、各現場担当者がその現場に携わっている協力会社の担当者にアクセス方法などを教えることで、比較的スムーズに運用され始めた。現在では、約100枚のCAD図面が『Web de Document（現：アルファオフィス）』のフォルダにアップされている。

その導入効果について、長井氏は、 ｢いつでもリアルタイムに最新のCAD図面を入手できることです。また、現場のプリンタから図面を出力することもできます。一部海外でも図面を作成しており、その図面を各プロジェクトの担当者が最終チェックして修正を加え、それをアップすることもできます。 Eメールの場合は、同じ図面を複数の協力会社に送らなければなりませんし、添付ファイルの容量にも制限があります。そのため、これまではCDROMやMOにデータを保存して、いちいちそれを取りにきてもらっていました。しかし、今では、そうした移動時間の無駄も省け、業務のスピードアップにも大いに役立っています｣と語る。

さらに、平谷氏は、｢建築現場にサーバを設置するのはコスト面でも大きな負担ですし、データのバックアップを取ったりする運用面での負担もあります。そのうえ、大きな現場なら管理者もいますが、管理者のいない小さな現場もあるので、現実にはすべての作業所にサーバを設置することは困難です。ところが、ASPを利用すれば、そうした問題から解放されるので、その意味でも、非常に大きなメリットがあります｣とサーバ不要のASPサービスの導入効果を強調する。

現状では、『Web de Document（現：アルファオフィス）』を1.5MbpsのADSLを使って利用しているが、CAD図面のダウンロード時には問題がないものの、アップロードに若干時間がかかるので、近い将来、100Mbpsの光ファイバーへの移行も検討している。さらに、今後の展開として、パソコン上でのTV会議やコラボレーションツールの導入も視野に入れている。 「将来的に実現するかどうかはまだわかりませんが、当社や協力会社の担当者がお互いに図面を見ながらWeb上でコラボレーションできるようになるといいですね。

『Web de Document（現：アルファオフィス）』のホームページ。画像ビューワソフトのバージョンアップなどが行われた場合には、このサイトからダウンロードできる

一番いいのはTV会議のようなものです。 例えば、電気設備などの図面を協力会社から受け取り、それをチェックして再び協力会社に渡して修正してもらうと、そのやり取りだけで相当な時間がかかります。ところが、ビューワなどを使ってお互いに意思の疎通を図りながらリアルタイムに作業が行えるようになれば、時間も大幅に短縮できるはずです。電話では意思がなかなか伝わらないことが多いので、将来的には、そうした取り組みも必要でしょうね｣と長井氏は将来のあるべき姿を展望する。

その一方で、各現場の規模に応じた柔軟な情報共有の仕組みも必要になるという。

「世の中には情報共有のためのさまざまなツールがありますが、そのなかからひとつを選んで全社的に統一することは難しい面があります。というのも、現場によっては100億円規模のビッグプロジェクトもあれば、2〜3億円の小規模なプロジェクトもあるので、それぞれの状況に応じた最適なツールやサービスを選ぶ必要があるからです。ポイントは、セキュリティと費用対効果、それとユーザ管理の容易さですね。ただ、全部バラバラのツールを使っていたら管理が大変ですから、その選定が難しく慎重に進めているところです。その点、大塚商会さんは、小規模から大規模まで幅広く対応できる豊富なソリューションをお持ちなので、今後も用途に応じた最適なソリューションを提供していただきたいですね」と平谷氏は今後のシステム展開において大塚商会の提案力に期待する。

また、三瓶氏は、｢今回導入した『Web de Document（現：アルファオフィス）』は、我々東北支店にとっては最適なツールといえますが、ログイン中に電話がかかってきて作業を中断すると、再度ログインしてくださいというメッセージが表示されることがあります。しかし、ログインしなおすと手間がかかるので、ログインが自動切断される時間がもう少し長くなるといいいですね｣と『Web de Document（現：アルファオフィス）』のバージョンアップにも期待を寄せている。

今回、ASPサービスを利用したCAD 図面の共有基盤を整備し、協力会社との密接な連携による業務のスピードアップと効率化を推進した同社東北支店。 今後の更なる展開に注目したい