大阪市に本社を構える株式会社奥村組（以下、奥村組）は、総合建設業として1907年に創業された。現在は、全国各地に支店や営業所があり、｢堅実経営｣と｢誠実施工｣を信条に、社会から必要とされつづける企業として、社業の発展を通じて広く社会に貢献している。今回、奥村組関西支社奈良裁判所JV工事所は、協力業者とのジョイントベンチャーによる奈良地方・家庭・簡易裁判所の新庁舎の建設にあたり、施主や協力業者とのスムーズな情報のやり取りを図るため、2004年4月に大塚商会のASP型ドキュメント管理サービス『Web de Document（現：アルファオフィス）』を導入し、同年5月末から運用を開始した。

「その導入経緯について、奥村組関西支社奈良裁判所JV工事所副所長の沖野正博氏は、｢まず、施主様である最高裁判所から、インターネット上でデータ共有を行い、情報をやり取りするシステムを活用したいという注文がありました。私自身、そういったシステムをこれまでに活用したことがなかったので、当社の情報システム部に相談し、実際にどのような製品があるのか調べてほしいと依頼しました。その結果、いくつかの製品が候補に上がり、そのなかでも情報システム室から特に薦められたのが、大塚商会さんのASP型ドキュメント管理サービス『Web de Document（現：アルファオフィス）』でした。 Web上で画像やCAD図面などの管理・閲覧・印刷ができ、自社でサーバを設置する必要がなく、手軽に導入が可能で、その上金額が非常にリーズナブルで、月額5,000円程度で利用できることも大きな魅力でした。また、関西支社では初めて導入することになりますが、東京支社では、すでに社内の情報共有の仕組みとして『Web de Document（現：アルファオフィス）』を活用している実績もありましたので、安心して導入することができました｣と語る。

このように奥村組では、地理的に離れた施主とのコミュニケーションや進捗管理に『Web de Document（現：アルファオフィス）』を効果的に活用し、日々の業務を円滑に進めている。 特に、工事写真のような容量の大きなファイルをやり取りする際に役立っており、将来的には、デジタルカメラで撮影した工事写真を、電子納品のデータとして活用することも視野に入れている。

｢現状では、デジタル写真を電子納品することは当工事では認められていないので、いったんプリントアウトし、写真台帳に入れて納品しています。しかし、デジタル写真をそのまま電子納品した方が作業効率は良くなるので、今後は徐々にそういう方向になっていくのではないかと思いますね。ドキュメント類に関しても、現状では最終的なものは紙に出力し、印鑑を押した状態で提出しなければならないというのが実情です｣と沖野氏は語る。その意味では現在は電子データと紙のドキュメントが混在し、本格的な電子納品に移行する過渡期の段階だといえる。

｢ドキュメント類は、最終的には紙の書類で提出することになりますが、施工計画の段階から紙でドキュメントを提出してしまうと、訂正が生じたときに、そのドキュメントをいったん戻してもらい、こちらで修正を加えてから再び提出しなければなりません。その分、時間や手間もかかりますし、郵送代や紙代などの費用もかかります。そのため今は、ドキュメント類を『Web de Document（現：アルファオフィス）』にアップし、それを施主様に確認してもらっています。そして、そのやり取りを質疑回答書という形で、Webで管理し必要に応じて修正を加えます。その後、最終的に承認を得たドキュメントだけを紙に出力し、提出しているのです｣と沖野氏は、日常業務を円滑に進めるための工夫を語る。